Először küldd el nekünk a letöltött DDD adatállományokat, amiket mi beolvasunk az elemző programunkba. A letöltéseket az adott hónapra a következő hónap 1-5-e között tedd meg, hogy teljes legyen az előző hónap! Ebben a lépésben ezekkel EGYÜTT elküldesz minden olyan adatot, ami szükséges a munkaügyi (bérügyi) elszámolásokhoz:

• mikor volt szabadságon a gépkocsivezető,
• mikor volt betegállományban,
• volt-e bármilyen egyéb távolléte,
• volt-e bármilyen egyéb munkavégzése a járművezetésen kívül, mikor, mettől meddig,
• mely országokban járt a gépkocsivezető,
• milyen minimál órabér volt érvényes az adott országban,
• kiküldetés esetén mennyi a külöföldi kiküldetési napidíj, amit fizet a gépkocsivezetőnek,
• mennyi belföldi napidíjat kíván elszámolni a gépkocsivezetőnek,
• van-e bármilyen levonás, ami terheli a munkabérét,
• milyen kedvezményekre, pótlékokra jogosult a gépkocsivezető,
• bármilyen egyéb szükséges adat a gépkocsivezetőről, ami érintheti a munkabérét és a munkaidő elszámolását.

A könyvelési számlák, iratok begyűjtése elsősorban digitális módszerekkel történik, amihez több programot is igénybe veszünk.

A számlákat havonta külön drive meghajtóra, vagy emailben várjuk, elsősorban pdf formátumban. Természetesen, aki más formátumban küldi, azt átkonvertáljuk.

A NAV Online segítségével havonta megnézzük a Hatóságnál nyilvántartott adatokat, ez egy kontroll a könyvelés számára. Több dolgot ellenőrzünk ilyenkor.

• Volt olyan eset például, amikor a partner nem rögzítette kötelezően vásárláskor az adószámot, így azt nem hozta a NAV.
• Az adószámmal történő visszaélést is ellenőrizzük, sajnálatos módon néha más adószámát mondják be vásárláskor ügyfelek a kedvezmények érdekében.
• Továbbá, lehetséges, hogy nincs az ügyfélnél a számla, ebben az esetben számla másolatot tudunk lekérni.

Fontos, hogy a könyvelés bizonylatok alapján történik! Tehát, javaslatot tudunk küldeni neked, az ügyfélnek, hogy mely számla hiányzik, mit kell javíttatni, stb.

Amenyiben az ügyfélnek (neked) nehézséget okoz, vagy még nem álltál rá a digitalizálásra, természetesen személyesen is leadhatod a bizonylatokat az irodánkban.

A feldolgozás során a digitálisan begyűjtött adatokat konvertáló programokkal átadjuk a könyvelő program számára.

A vevő számlákat a számlázó programból átemeljük, szállítói számláknál a digitalizálás után a Billcity program segítségével kontírozzuk (igény esetén ügyfélnek is tudunk hozzáférést biztosítani).  A bankkivonatoknál szintén lehet feladófájl alapján digitalizálást elérni.

Fontos kitétel, hogy a számla szabályos legyen, valamint az üzleti partnereket rendszeresen mind a könyvelő, mind az ügyfél ellenőrizze a NAV-nál és más Hatóságoknál.

Az adatok egyeztetése után fontos mozzanat, hogy az ügyfélnek (neked) minden hónapban adatok egyezetetése végett küldünk kintlévőség listát, valamint ellenőrizzük a pénzeszközök állományát.

A mai kor elvárásainak megfelelően elsősorban a 100%-osan biztonságos, felhőalapú tárolást részesítjük előnyben. Ezáltal az ügyfélnek (neked) is bárhonnan igényei megfelelően tudunk tájékoztatást adni.

A főkönyv elkészítése után különböző kimutatásokat tudunk biztosítani, mely a vállalkozás működéséhez szükséges információkat ad. Egyrészt belső használatra, másrészt külső felhasználók pl. Hitelintézet részére.

Érdemes évente megbeszélni az üzleti tervet, hogy a vállalkozás mely részén kellene fejleszteni, esetleg bővíteni, átalakítani.